Vad måste jag tänka på innan jag använder eller lagrar foton eller film på medarbetare?
För att du ska få behandla en personuppgift ställs två huvudsakliga krav;
- Behandlingen av personuppgifter ska ske på ett korrekt sätt
- Varje behandling ska ha laglig grund.
Behandling av personuppgifter på ett korrekt sätt
Bilderna/filmerna måste behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt. Det måste finnas ett uttryckligt ändamål med bilderna/filmerna. De får inte lagras under längre tid än nödvändigt och måste lagras på ett säkert sätt.
Laglig grund
För att få lagra och använda bilderna/filmerna måste du ha en laglig grund. Enligt GDPR finns det 6 lagliga grunder:
Fullgörande av avtal
Intresseavvägning
Fullgörande av rättslig förpliktelse
Skyddande av intressen
Allmänt intresse
Samtycke
För de flesta arbetsgivare är de vanligaste alternativen: Fullgörande av avtal, intresseavvägning eller samtycke. I samtliga fall är det viktigt att du som arbetsgivare har dokumentation som visar vilken laglig grund du har baserat behandling av personuppgifterna på.
Vilken laglig grund ska jag använda?
Ett samtycke måste vara frivilligt. Därför kan ett samtycke under vissa förhållanden återkallas, varpå du måste radera bilden/filmen. Därför är det bättre att stödja sig mot ett avtal eller en intresseavvägning. Om du som arbetsgivare exempelvis vill använda bilder på dina anställda för att lägga upp dem på företagets hemsida anses du ofta ha ett berättigat intresse vilket gör att du kan stödja dig mot den lagliga grunden intresseavvägning.
Tänk på upphovsrätten!
Upphovsrätten till bilder/film tillfaller automatiskt fotografen. Därför är det viktigt att skriva avtal med den som tar bilden eller filmar. I avtalet ska det stå att upphovsrätten övergår till företaget. Om du inte äger upphovsrätten kan fotografen nämligen stoppa dig från att använda materialet.
Särskilt om reklam
Om du vill använda bilder/filmer i reklam eller annat marknadsföringssyfte gäller särskilda regler. Det är då viktigt att de personer som visas i materialet har godkänt att materialet används i reklamsyfte.
