1. Sätt målet från start
En framgångsrik förhandling börjar med en tydlig målbild innan den första kontakten tas. Att ha ett definierat mål påverkar hela din kommunikation och hjälper dig att sätta upp schackbrädet för att nå önskat resultat. Med första kontakt menar vi verkligen den första kontakten, det kan vara telefonsamtal, förhandlingsframställan osv.
Ditt mål styr hur du utformar telefonsamtal, e-postmeddelanden och underlag som skickas över före mötet.
Målet påverkar ditt agerande och din övertygelse under själva mötena..
Det hjälper dig att utforska och utvärdera olika alternativa vägar för att nå ändamålet.
2. Förhandlingen startar vid första kontakten och slutar först en tid efter att avtal gjorts.
Ett vanligt misstag är att tro att förhandlingen börjar först när parterna sätter sig i mötesrummet. Förväntningar och ramar skapas redan vid den första kontakten.
Skapa rätt förväntningar tidigt och arbeta aktivt med riskminimering under hela processen.
Tidpunkten då parterna är muntligen överens eller känner sig klara är mycket känslig. Var noggrann ända tills signaturen är på plats.
Även tiden efter att ett avtal har signerats kräver eftertanke. Säkerställ att den bild som målats upp fortsätter att gälla så att tvisten inte återuppstår på grund av oöverlagda handlingar.
3. Kartlägg parternas motiv, behov och dolda aktörer
Runt förhandlingsbordet sitter oftast fyra personer: den anställde, chefen, arbetsgivarens rådgivare och det fackliga ombudet. Alla har olika motiv och behov som måste identifieras.
Den anställde kan ha ekonomiska behov som a-kassa eller nytt jobb, men även statusmässiga eller känslomässiga behov.
Chefen behöver ofta lösa en ohållbar situation snabbt eller hitta en ny lösning för verksamheten nu.
Ombudsmannen kan behöva argument gentemot sin medlem eller ha centrala fackliga låsningar att ta hänsyn till.
Identifiera även osynliga aktörer som inte sitter i rummet men som påverkar processen, såsom anhöriga, ägare, politiker eller media.
4. Förstå var i konflikttrappan parterna befinner sig för att kunna argumentera och föreslå lösningar på ett relevant sätt.
Genom att använda Friedrich Glasls konflikteskaleringsmodell kan du bedöma konfliktnivån och anpassa din förhandlingsteknik. Konflikten förändras i fem steg:
Från sak till person.
Från nyfikenhet till säkerhet.
Från direktkommunikation till triangulering.
Från lösning till seger.
Viljan att ta egen skada.
Ju längre ner i modellen konflikten hamnar, desto mindre fungerar vanlig saklig förhandling. Om målet övergår från ett konkret resultat till krav på att motparten ska erkänna fel eller be om ursäkt, har konflikten lämnat den rena sakfrågan..
5. Tänk alltid på vem det är som sitter med problemet.
Se problemet som en tung medicinboll från mellanstadiets gymnastiklektioner i förhandlingen. Det är alltid taktiskt smart att hålla koll på i vems knä medicinbollen ligger:
När en chef upplever problem med en anställd ligger bollen hos arbetsgivaren.
När ett varsel om avsked eller uppsägning läggs flyttas bollen över till den anställdes knä.
Under överläggningar försöker motparten ofta lägga bollen tillbaka till dig. Ett tecken på att du själv sitter med bollen är när du behöver betänketid eller ajournering.
6. Praktiska råd och fallgropar att undvika
För att uppnå bästa möjliga resultat i förhandlingen bör du tillämpa följande principer:
Ställ frågor och låt motparten tala för att samla information om deras behov och önskemål.
Bygg förtroende, var trevlig och försök möta de behov som förs fram.
Spara ultimativa bud till ett mycket sent skede i förhandlingen.
Bli inte irriterad och gå inte i försvar när motparten ställer frågor eller söker information, ofta har ju fackförbundet ett informationsunderläge som de behöver komma ikapp för att kunna göra ett bra arbete..
Inled inte förhandlingen med att direkt lägga fram din slutliga lösning, då förhandlar du med dig själv.
Utgå inte från att motparten har samma information eller logik som du, och tro inte blint på allt som framförs som fakta.
